Thông thường bạn sẽ không có cơ hội thứ hai để tạo nên ấn tượng đầu tiên. Nếu bạn đang xem xét cách viết email xin việc để tìm kiếm việc làm, ấn tượng ban đầu với nhà tuyển dụng chính là từ thư xin việc (cover letter).
Một vài bí quyết để có một email xin việc thành công cũng giống như một lá thư xin việc giấy thông thường: Để trở nên chuyên nghiệp, với chính tả và ngữ pháp chính xác, và rất quan trọng – đó là – sử dụng chúng. Một số mẹo khác chỉ liên quan đến mảng điện tử, và khi bỏ qua, cơ hội của bạn có thể sẽ vụt mất trước khi bạn bước chân vào cánh cửa đó.
Dưới đây là cách viết email xin việc mà bạn cần quan tâm:
Đừng lãng phí phần tiêu đề email
“Những gì bạn viết trong tiêu đề email có thể quyết định lá thư của bạn có được đọc hay không”, Lydia Ramsey, một chuyên gia về văn hóa kinh doanh và là tác giả của cuốn Manners That Sell. “Đừng bao giờ bỏ trống phần tiêu đề trong email của bạn và đừng lãng bí nó khi chỉ viết vào đó mã số công việc bạn đang ứng tuyển”, Ramsey nói. “Tiêu đề email cần rõ ràng và cụ thể về công việc mà bạn đang tìm kiếm/ứng tuyển”. Ví dụ: “Ứng tuyển vị trí nhân viên kinh doanh làm việc tại văn phòng”.
Sử dụng những quy chuẩn của Thư xin việc
Viết thư của bạn như một thân của email và bao gồm một lời chào (với tên của người nhận nếu bạn biết điều đó) và kết bằng một cái kết chuẩn. Đối với thư xin việc bằng tiếng Anh, sử dụng “Sincerely” hay “Warm regards” sẽ rất ổn. Loại bỏ những dòng trống giữa các đoạn văn và sử dụng chữ ký thích hợp cùng dòng kết. Hãy đảm bảo có tất cả những thông tin trong chữ ký của bạn. Nếu trên danh thiếp của bạn có những thông tin nào, bạn nên đảm bảo có những thông tin đó trong phần chữ ký, bao gồm địa chỉ liên hệ, địa chỉ email, số điện thoại và các thông tin cần thiết khác. “Hãy nhớ rằng, địa chỉ email của bạn không tự động hiển thị trong chương trình email của người nhận”, Ramsey nói.
Viết email xin việc ngắn gọn và xúc tích
Các nhà quản lý và các nhà tuyển dụng rất bận rộn. Ho muốn có được ý chính trong thư của bạn trong vòng 150 từ hoặc ít hơn. Các đoạn đầu tiên rất quan trọng, theo Rasey, “Giữ được người đọc ở phần đầu tiên của lá thư bằng cách nói cho người đó biết khả năng của bạn như thế nào”. “Hãy sử dụng những đoạn văn và những câu ngắn để có một cái nhìn sinh động về bạn và những gì bạn có thể làm cho họ, và thể hiện điều đó trong đoạn thứ hai”.
Đơn giản hóa email
Cách viết email xin việc chuẩn trong một chương trình xử lý văn bản, hãy loại bỏ tất cả các định dạng là lưu tập tin như văn bản gốc. Chiều dài dòng lý tưởng là 40 ký tự. Một số email tự động đóng gói cho bạn để email của bạn không bi phân mảnh. Nếu như chương trình của bạn không làm được điều này, bạn có thể xem website FormatIt.com, copy phần văn bản của bạn vào trang web và các dịch vụ miễn phí sẽ định dạng email cho bạn.
Đừng cố gắng tỏ ra dễ thương. Hãy lưu lại những biểu tượng cảm xúc, chữ viết tắng, màu sắc hơn dã và các phông chữ cho các email không chuyên của bạn. Và cũng như vậy với sự hài hước. Vì rất có thể, người đọc sẽ không cảm thấy buồn cười và thậm chí là khó chịu vì điều đó.
Hãy thật cụ thể
“Đừng phản hồi cho một công việc dành cho một copywriter khi bạn thực sự là một nhà thiết kế đồ họa”, Diana Qasabian, giám đốc cấp cao tại Syndicatebleu. “Đây có thể là một thị trường công việc chặt chẽ, nhưng chúng ra sẽ nhận được nhiều và nhiều hơn những lá thư phản hồi cho một vị trí cụ thể từ một ứng viên – người không phải đáp ứng được tất cả trình độ cho công việc đó”.
Diana còn nói “Chúng tôi tìm kiếm những điểm cụ thể trong thư xin việc email, như kỹ năng và khả năng bạn mang lại cho chúng tôi là gì?”. “Sự thêm thắt và những chi tiết lặt vặt là điều không cần thiết phải viết ra”.
Keyword là chìa khóa
Bởi vì rất nhiều công ty sử dụng các hệ thống theo dõi việc ứng tuyển của ứng viên (ATCes) để tìm kiếm và quét qua một lượt các ứng viên, các từ khóa định hướng kỹ năng sẽ tăng cơ hội cho bạn khi được tìm thấy, một nhà tuyển dụng của một công ty công nghệ lớn nói.
“Các công cụ ATS theo dõi các từ khóa xác địnhvề các kỹ năng. Do đó, ngay cả khi bạn không phù hợp với công việc bạn đang tìm, các từ khóa mạnh mẽ sẽ giup cải thiện cơ hội để thư xin việc và hồ sơ xin việc của bạn được tìm thấy trong một cuộc tìm kiếm trong tương lai hoặc lựa chọn được một công việc phù hợp hơn”.
Chơi theo luật của họ
Dành thời gian để tìm hiểu về các hướng dẫn nộp hồ sơ của công ty và làm theo những điều đó. Có nhiều công ty liệt kê những hướng dẫn này trên websiste của họ. Ngoài ra, không nên đính kèm file trừ khi được họ yêu cầu. Một số công ty chặn tất cả các email có đính kèm file để ngăn chặn virus.
Kiểm tra lại một lần nữa
Kiểm tra cẩn thận chính tả và đọc lại lần nữa email xin việc của bạn. Những phần mềm email kiểm tra chính tả thường ít khi bắt lỗi ngữ pháp. Hãy gửi nó cho bạn bè của mình và yêu cầu kiểm tra hộ lại nội dung và phong cách viết. Ngay cả trường hợp bạn bè bận hay không phản hồi kịp, bạn có thể gửi email xin việc cho chính mình, đặt mình trong vai trò nhà tuyển dụng để biết rõ ràng hơn.